公共基礎知識公文寫(xiě)作：公文格式

公文格式，即公文規格樣式，是指公文中各個(gè)組成部分的構成方式，它和文種是公文外在形式的兩個(gè)重要方面，直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。

1、公文格式

標題

公文標題由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由、公文種類(lèi)三部分組成，稱(chēng)為公文標題“三要素”。

主送機關(guān)

上級機關(guān)對下級機關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文的主送機關(guān);下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，如需同時(shí)報送另一機關(guān)，可采用抄報形式。主送機關(guān)一般寫(xiě)在正文之前、標題之下、頂行寫(xiě)。 在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時(shí)頂格，最后一個(gè)主送機關(guān)名稱(chēng)之后用全角冒號。

正文

這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫(xiě)法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(cháng)雜亂。請示問(wèn)題應當一文一事，不要一文數事。 文中的結構層次序數應準確掌握和使用。

發(fā)文機關(guān)

寫(xiě)在正文的下面偏右處，又稱(chēng)落款。發(fā)文機關(guān)一般要寫(xiě)全稱(chēng)。也可蓋印，不寫(xiě)發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證。

發(fā)文日期

公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開(kāi)始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開(kāi)。發(fā)文日期必須寫(xiě)明發(fā)文日期的全稱(chēng)，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準。 一般以領(lǐng)導人最后簽發(fā)的日期為準，經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)的決議、決定等以會(huì )議通過(guò)的日期為準。應用阿拉伯數字編寫(xiě)成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右邊空4個(gè)字，用3號仿宋體排印,發(fā)文單位署名在成文日期上一行和日期居中對齊。

抄送單位

是指需要了解此公文內容的有關(guān)單位。一般均用上下兩條線(xiàn)隔開(kāi)，抄送指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內容(需要執行或知曉?xún)热?的上級、下級和無(wú)隸屬關(guān)系的機關(guān)，應當用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。 抄送機關(guān)名稱(chēng)標注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線(xiàn)把主題詞和印制版記隔開(kāi)，抄送機關(guān)名稱(chēng)前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關(guān)名稱(chēng)之間用頓號或逗號隔開(kāi)，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。

文件版頭

正式公文一般都有版頭，標明是哪個(gè)機關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機關(guān))文件”，下面加一條紅線(xiàn)(黨的機關(guān)在紅線(xiàn)中加一五角星)襯托。

公文編號

一般包括機關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)〔1997〕5號”，代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是國務(wù)院的代字，“〔1997〕”是年號，(年號要使用方括號“〔〕”)，“5號”是發(fā)文順序號。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線(xiàn)與文頭下面的正中位置;無(wú)文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發(fā)文數量，便于公文的管理和查找;在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號使用。

簽發(fā)人

許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線(xiàn)右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

機密等級

機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據公文內容所涉及的機密程度來(lái)劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常定格標在版心右上角第一行。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

緊急程度

這是對公文送達和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

閱讀范圍

根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“(此件發(fā)至縣團級)”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規定閱讀范圍。

附件

這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后 、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數，不可只寫(xiě)“附件如文”或者只寫(xiě)“附件×件”。

置于主件之后，另起一頁(yè)開(kāi)始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個(gè)字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱(chēng)。如有2個(gè)以上附件，用阿拉伯數字依次標注序號。附件名稱(chēng)長(cháng)需要回行時(shí)，應當與附件名稱(chēng)的文字對齊序號后面用小圓點(diǎn)。 例如“附件：1.XXXXXXXXXX” 附件的首頁(yè)左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫(xiě)、橫排。擬寫(xiě)、謄寫(xiě)公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫(xiě)。公文紙一般用16開(kāi)，在左側裝訂。

印章

除“會(huì )議紀要”和以電報形式發(fā)出的公文外，均應加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧線(xiàn)壓在成文日期上;當印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章的中心線(xiàn)壓在成文日期上。

印制版記

由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、印發(fā)日期及兩條橫線(xiàn)組成。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時(shí)間用阿拉伯數字、年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)。上行文的，印發(fā)日期后接著(zhù)排印“印”字;下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。

公文格式的三要素：標題、正文、版記。

2、特定格式

信函式格式

發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定;發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)下4mm處為一條武文線(xiàn)(上粗下細)，距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(xiàn)(上細下粗)，兩條線(xiàn)長(cháng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)及雙線(xiàn)均印紅色。兩線(xiàn)之間各要素的標識方法從本標準相應要素說(shuō)明。

命令格式

命令標識由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號;令號下空2行標識正文;正文下一行右空4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務(wù);聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應標識全稱(chēng)。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標識成文時(shí)間。分送機關(guān)標識方法同抄送機關(guān)。其他要素從本標準相關(guān)要素說(shuō)明。

會(huì )議紀要格式

會(huì )議紀要標識由“×××××會(huì )議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。其他要素從本標準相關(guān)要素說(shuō)明。

3、公文用紙

采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊(天頭)寬為20mm±0.5mm，下白(地腳)寬7mm±0.5mm，左白邊(訂口)寬20mm±0.5mm，右白邊(翻口)寬15mm±0.5mm。首頁(yè)不要頁(yè)碼.為了防止出現“此頁(yè)無(wú)正文”字樣，在調整行距、字距時(shí)，每頁(yè)既可減少1行，每行可減少1―2個(gè)字，也可每頁(yè)增加1―2行，每行增加1―2個(gè)字。 公文要雙面印刷。 公文頁(yè)碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線(xiàn)，一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm，單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。 公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁(yè)。