公共基礎知識公文寫(xiě)作考點(diǎn)：公文處理方法

公文處理基本原則是對客觀(guān)規律的正確反映，是衡量公文處理活動(dòng)優(yōu)劣的質(zhì)量標準。

公文處理基本原則是：法制、實(shí)事求是、全面質(zhì)量、時(shí)效、集中統一、黨政分工、簡(jiǎn)化。

一、收文處理的一般過(guò)程

收文處理是指對來(lái)自本機關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。

收文處理的一般程序為：簽收、外收文登記、啟封、內收文登記、分辦、摘編，擬辦、承辦、注辦，組織傳閱、催辦、查辦，處置辦畢公文。

上述具體的工作活動(dòng)，依其性質(zhì)的不同可分為收文辦理與收文管理兩大類(lèi)活動(dòng)。

二、收文辦理活動(dòng)方法要點(diǎn)

(一)擬辦

擬辦實(shí)際上是一項輔助決策活動(dòng)，目的在于為決策活動(dòng)提供可供選擇的方案。

(二)批辦

批辦是一項由法定責任者履行法定的事務(wù)處置權的決策性活動(dòng)，它規定了對具體公文的處置方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等，對公文效用的實(shí)現具有決定性影響。

我國各級行政機關(guān)的公文批辦工作實(shí)行合理分工、分層負責的制度。 批辦的范圍。

(三)承辦

由于公文只有經(jīng)過(guò)承辦才能產(chǎn)生切實(shí)的效用，因此，它是公文辦理中的中心環(huán)節。 承辦公文的方式有多種。 承辦公文是公務(wù)機關(guān)各級工作人員的重要職責，承辦工作的依據。

(四)注辦

注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一公文的承辦過(guò)程、承辦方式、承辦結果提供依據。同時(shí)，這頂活動(dòng)還有利于建立井然有序的承辦工作秩序，避免重復和混亂。 注辦由承辦人隨手完成。

三、收文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)

(一)公文簽收

簽收是指履行規定的確認、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續之后，分別從發(fā)文機關(guān)、郵政部門(mén)、機要通信部門(mén)、文件交換站，或者通過(guò)自備的通信設備收取公文。

(二)公文登記

公文登記的形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。

(三)啟封

公文在啟封時(shí)必須注意遵循特定的規則。

(四)分辦

分辦的實(shí)質(zhì)是為公文確定運轉方向，它是一項事關(guān)公文能否準確、迅速、有效地得到實(shí)質(zhì)性辦理的決定性的工作。

分辦的主要依據。

(五)公文摘編

摘編指對重要公文在投入辦理之前所做的加工，包括編寫(xiě)文摘或提要，編寫(xiě)綜述，匯集有關(guān)數據資料等。摘編的目的主要在于為公文的辦理提供便利，節省辦理時(shí)間，使公文能更加快捷、有效地得到辦理。

摘編的方法。

(六)傳閱的組織

正確組織公文傳閱可使公文得到及時(shí)有效的運轉處理，避免延誤時(shí)機、空費時(shí)間和精力，從而實(shí)現并放大公文的效能。

為使組織傳閱的活動(dòng)能取得更好的效果，應注意遵循特定規則。

(七)公文的催辦

催辦是指根據承辦時(shí)限和有關(guān)要求對公文承辦過(guò)程所實(shí)施的催促和檢查活動(dòng)。這項活動(dòng)有利于加速公文的有效運轉，防止失控，有助于避免公文的積壓延誤，對公文效用的迅速有效地實(shí)現具有推動(dòng)作用。

催辦有兩種形式，一種是內催辦，一種是外催辦。

(八)公文的查辦

公文查辦是指核查重要公文的執行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實(shí)公文精神，解決有關(guān)問(wèn)題的活動(dòng)。

查辦工作的常用方式與催辦方式基本相同，并往往結合并用幾種具體方式。

一、發(fā)文處理的一般過(guò)程

發(fā)文處理是指機關(guān)內部為制發(fā)公文所進(jìn)行的創(chuàng )制、處置與管理活動(dòng)。

發(fā)文處理的一般程序為：擬稿、會(huì )簽、核稿、簽發(fā)，注發(fā)、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。

二、發(fā)文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)

(一)文稿撰擬

(二)會(huì )商

會(huì )商的作用主要是維護公文的合法性、有效性，維護政令的統一一致。

會(huì )商由發(fā)文機關(guān)主動(dòng)組織，就有關(guān)問(wèn)題協(xié)商完畢后，應請這些機關(guān)或部門(mén)的有關(guān)責任者簽注會(huì )商意見(jiàn)。

(三)核稿

從一定意義上說(shuō)，核稿是擬稿工作的延續，而另一方面它又是終審定稿工作的一個(gè)組成部分。這項工作對控制公文數量與質(zhì)量有著(zhù)重要意義，同時(shí)，還可以節省各級領(lǐng)導者用于審閱批改公文的時(shí)間和精力。

審核具有全面性，無(wú)論公文內容還是形式或程序都在核查之列。

(四)簽發(fā)

簽發(fā)是對文稿的又一次全面核查，更是對公文質(zhì)量與正式效用的最終確認。簽發(fā)人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時(shí)糾正或彌補文稿中的錯漏，確認無(wú)誤后再行批注正式發(fā)出意見(jiàn)并簽注姓名和日期。文稿經(jīng)簽發(fā)成為定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得再做任何修改，否則將負行政或法律責任。

(五)簽署

簽署是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導人親筆在正式發(fā)出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動(dòng)。 簽署權的歸屬。

三、發(fā)文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)

(一)注發(fā)

注發(fā)需要根據領(lǐng)導意圖(主要是簽發(fā)意見(jiàn))以及有關(guān)規定和有效表達公文內容的需要進(jìn)行。

(二)繕印的方式與程序

繕印即繕寫(xiě)、印刷的簡(jiǎn)稱(chēng)?？槍?xiě)就是譽(yù)錄抄寫(xiě);印刷就是應用專(zhuān)門(mén)的印刷技術(shù)批量“復制”文字、圖形或圖像。它們均為制作書(shū)面公文的主要方式。

(三)校對的內容與方法

校對就是以定稿和格式設計要求為基準，對校樣(反映印版全貌的紙樣)或繕寫(xiě)譽(yù)錄完畢的文件進(jìn)行全面核對檢查，以發(fā)現并糾正各種錯漏，確保文件質(zhì)量。

校對工作的主要內容。

校對方法：對校法、折校法、讀校法。

(四)公文用印

用印就是在文件上加蓋印章，以表明印章所代表的國家機構或其他社會(huì )組織對文件承擔法律責任，表明其對公文法律效力的認可。

(五)公文分裝的步驟與方法

分裝是指按照規定具體揀配和封裝公文的活動(dòng)，其具體步驟一般包括：清點(diǎn)、揀配、登記、裝封、捆包(袋)、轉交外收發(fā)簽收

(六)公文的對外發(fā)出

發(fā)出公文就是將已封裝完畢的公文以多種方式傳遞給受文者。這項活動(dòng)主要是機關(guān)外收發(fā)(通信部門(mén))的職責。

公文除需直接專(zhuān)門(mén)投送給規定的收文機關(guān)之外，大多數情況下是通過(guò)間接傳遞通道轉投。這些通道主要包括：普通郵寄、機要通信、機要交通、公文交換、電信等。

在收文處理和發(fā)文處理過(guò)程中都存在處置辦理完畢的公文的活動(dòng)。這些活動(dòng)決定并實(shí)現了各類(lèi)辦畢公文(辦畢的收文，本機關(guān)對外發(fā)文的文稿和存本等)的歸宿：去、留、存、亡，對充分發(fā)揮包括現行效用和歷史效用在內的公文的全部功能效用具有十分重要的影響。這些處置活動(dòng)主要包括：清退、銷(xiāo)毀、暫存、立卷歸檔。

一、清退

清退的范圍。

清退公文可按規定和要求成批定期進(jìn)行，也可不定期甚至閱后隨即清退。

二、銷(xiāo)毀

銷(xiāo)毀的范圍。

銷(xiāo)毀公文的主要方式是：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁(磁盤(pán)、磁鼓、磁帶等)。

三、暫存

暫存公文應由文書(shū)部門(mén)或人員妥為保管。

暫存文件管理的基本方法。

三、立卷歸檔

凡是反映本機關(guān)工作活動(dòng)的、具有查考利用價(jià)值的業(yè)已辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。

案卷的質(zhì)量要求是：遵循公文材料的形成規律和特點(diǎn)，保持公文之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。

立卷的基本的方法就是認真把握公文的特征，對公文進(jìn)行科學(xué)有效的分類(lèi)、組合、編目。

公文立卷歸檔的程序過(guò)程是：編制立卷類(lèi)目、平時(shí)歸卷、年終調整、擬寫(xiě)案卷題名、排列卷內公文次序并編號、填寫(xiě)卷內公文目錄與備考表、填寫(xiě)封皮、裝訂、案卷排列與編目、歸檔。